Bestellanfragen verwalten
Alle eingegangenen Bestellanfragen können im linken Navigationsblock unter Auftragsverwaltung > Bestellanfragen bearbeitet werden. Welche Bestellanfragen sichtbar sind, hängt von den unterschiedlichen Berechtigungen ab. Auftragsmanager:innen sehen z.B. nur die Anfragen, für die sie beim Artikel entweder bei Abholstation oder Lieferant hinterlegt sind.
Die Bestellanfragen werden in der Übersicht nach Status gruppiert angezeigt und können dort durch Anklicken der Spalte "Nächster Schritt" in den nächsten Status gesetzt werden:
Bestellanfragen bearbeiten
Wenn ein:e Benutzer:in eine neue Bestellanfrage absendet, werden die hinterlegten Verantwortlichen benachrichtigt und die Bestellung erscheint in der Tabelle im Tab "Neue Bestellanfragen".
In der Standardansicht der Tabelle werden alle Positionen einzeln angezeigt. Die Bestellungen können jedoch durch Aktivieren der Checkbox "Nach Bestellnummer gruppieren" in der Filterzeile zusammengefasst werden. So kann z.B. ohne jede Position einzeln anklicken zu müssen, zunächst eine komplette Bestellung in den Status "In Bearbeitung" gesetzt werden.
Ihr könnt bei Bedarf die Bestellmenge einer Position ändern oder die Position ganz stornieren. Dazu öffnet ihr die Position mit dem Icon "Bearbeiten" und nehmt die gewünschten Änderungen vor. Diese Option ist nur in der Standardansicht verfügbar, nicht in der gruppierten Tabelle.
Über die Schaltfläche "Bestellung hinzufügen" könnt ihr manuell eine Bestellung für andere Benutzer:innen anlegen, sofern die Option in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert ist.
Durch die Reihe an Möglichkeiten bei der Preisgestaltung werden in der Übersichtstabelle möglicherweise mehr Spalten als benötigt angezeigt, daher könnt ihr mit dem Tabellen-Icon rechts oberhalb der Tabelle die für euch relevanten Spalten wählen. Die Reihenfolge lässt sich über Drag & Drop verändern.
Was passiert bei welchem Status?
Besteller:innen sehen in Bestellungen > Meine Bestellanfragen jeweils in welchem Status sich die Bestellung gerade befindet:
- In Bearbeitung
Wenn die Lagerverwaltung aktiv ist, wird die bestellte Menge des Artikels vom Bestand abgezogen, sobald er in den Status "In Bearbeitung" genommen wird. - Abholbereit
Sobald ein Artikel den Status "Abholbereit" erhält, wird eine Benachrichtigung versendet. Der Status "Abholbereit" kann entweder gesammelt (wenn "Nach Bestellnummer gruppieren" aktiv ist) oder nur für einzelne Artikel gesetzt werden, wenn nicht alles auf Lager ist. - Abgeschlossen
Sobald die Bestellung abgeholt wurde, kann sie auf "Abgeschlossen" gesetzt werden. Danach ist eine Bearbeitung oder Statusänderung nicht mehr möglich. - Storniert
Alle stornierten Bestellungen werden hier angezeigt.
Artikelliste, Auftragsübersicht & interne Verrechnung
In jedem Status stehen die Schaltflächen zum Download der Artikelliste und der Auftragsübersicht zur Verfügung, wobei das jeweilige PDF auch den zum Downloadzeitpunkt aktiven Filter widerspiegelt.
Die Artikelliste erzeugt eine Übersicht aller bestellten Artikel mit Anzahl, aber ohne Informationen zu den Besteller:innen. Sie ist vor allem für die Auftragsmanager:innen bei den Lieferanten hilfreich, um zu sehen, was eventuell nachbestellt werden muss.
Die Auftragsübersicht enthält detailliertere Informationen und kann einerseits zum Zusammenstellen der Bestellung als auch als Hilfe bei der Verrechnung genützt werden. Um eine Übersicht der Aufträge einzelner Benutzer:innen zu erhalten, sucht ihr in der Filterzeile die Person aus und ladet danach die Liste herunter.
Unter Auftragsverwaltung > Interne Verrechnung werden alle abholbereiten oder abgeschlossenen Bestellungen zusammengefasst und können nach Benutzer:innen und Zeiträumen gefiltert werden. Wenn ein:e Benutzer:in ausgewählt ist, können entweder Bestellungen oder Artikel angezeigt und als .xlsx- oder .csv-Datei exportiert werden.
Bezahlmodalitäten
Da es unseren Kunden selbst obliegt ob, wieviel und wie im Shop angebotenen Artikel den Mitarbeiter:innen verrechnet werden, verfügt das Shop-Modul selbst über keine Bezahlschnittstelle. Dadurch ist das System besonders flexibel und berücksichtigt auch Optionen wie die Erstellung von Kontingenten oder Budgets.
Anmerkung: Aufgrund gesetzlicher Anforderungen, die im Zusammenhang mit den Begriffen "Bestellung" und "Kauf" entstehen können, handelt es sich im im internen Shop nicht um tatsächliche Bestellungen oder Käufe, sondern lediglich um Bestellanfragen.
Weitere Informationen zum Thema "Shop im Intranet":
