Lesebestätigungen einfordern

Das Anfordern einer Lesebestätigung ist eine zentrale Funktion in KenCube, die insbesondere bei der Verteilung wichtiger Informationen, Änderungen und Anweisungen verwendet wird. Redakteur:innen können damit nachvollziehen, welche Benutzer:innen den Inhalt eines Beitrags zur Kenntnis genommen und "abgezeichnet" haben und bei welchen dies noch aussteht.

Im folgenden "KenCube Features"-Video wird der Einsatz von Lesebestätigungen im KenCube Intranet kurz vorgestellt (Dauer ca. 2 Minuten):

Wie kann eine Lesebestätigung eingestellt werden?

Im Bereich „Einstellungen“ eines Beitrags kann von bestimmten Benutzer:innen oder ganzen Gruppen eine Lesebestätigung eingefordert werden, Mischformen sind ebenfalls möglich.

Wichtig: Es stehen immer nur jene Gruppen zur Auswahl, die dem Workspace bei den Berechtigungseinstellung zugewiesen worden sind. Siehe dazu auch Workspaces konfigurieren

Anmerkung: Der große Vorteil der Gruppenauswahl: Die Empfängergruppe ist dynamisch, d.h. die Lesebestätigung wird auch von Benutzer:innen eingefordert, die erst nachträglich der ausgewählten Gruppe hinzugefügt worden sind. Sollten Benutzer:innen mehreren Gruppen angehören, dann wird von ihnen trotzdem immer nur eine (1) Bestätigung eingefordert.

Wie erfahren die Benutzer:innen davon?

Die betroffenen Benutzer:innen erhalten auf dem Dashboard den Hinweis, dass eine offene Lesebestätigung vorhanden ist. Parallel dazu kann auch eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen.

Wie erfolgt die Bestätigung?

Am Beginn des Beitrags erscheint ein roter Hinweis...

... und am Ende des Beitrags kann dann die Kenntnisnahme bestätigt werden:

Sobald die Benutzer:innen den Beitrag als „Zur Kenntnis genommen“ bestätigt haben, erlischt die persönliche Erinnerung und die Anzeige schaltet auf "grün" um:

Wie lange wird eine Lesebestätigung eingefordert?

Eine Lesebestätigung wird in der Regel 100 Tage lang aktiv (= rotes Alert-Symbol) von den betroffenen Benutzer:innen eingefordert. Dieser Wert kann auf Wunsch zentral in der Software vom Hersteller geändert werden. 

Anmerkung: Sofern die Einholung der Lesebestätigung über Gruppenzugehörigkeit erfolgt, werden auf diese Weise auch neu hinzugefügte Benutzer*innen noch automatisch in den Bestätigungsprozess mit einbezogen. Damit neue User:innen nicht unzählige Bestätigungen nachholen müssen, gilt dies jedoch nur für jene Lesebestätigungen, die noch in der 100-Tagefrist (ab Ausstellung) liegen.

Wo sieht man, wer bestätigt hat und wer noch nicht?

Redakteure können in den Optionen „Statistik & Logbuch“ eines Elements den aktuellen Status einsehen, welche User bereits Ihre Lesebestätigung getätigt haben und welche noch nicht. Leser erhalten hingegen keinen Einblick in die Statistikdaten eines Beitrags.

Anmerkung: Es haben nur Redakteur:innen und Administrator:innen Zugang zu diesen Statistiken.

Warum wird bei einer neuen Version eine neuerliche Bestätigung eingefordert?

Da sich bei einer neuen Version die zu bestätigenden Inhalte eines Beitrags ändern können, ist die getätigte Lesebestätigung der Benutzer:innen immer an die exakte inhaltliche Version des Beitrags gebunden. Es wird also bei einer neuen Version wieder von allen betroffenen Benutzer:innen eine Bestätigung eingefordert, zugleich werden noch fehlende Bestätigungen einer älteren Version nicht mehr eingefordert.

Anmerkung: Falls bei einer neuen Version des Beitrags keine Lesebestätigung mehr eingefordert werden soll, muss dies im Bereich „Einstellungen“ des Artikels durch Entfernen der Benutzer:innen bzw. Gruppen geändert werden.