Shop einrichten

Bereichsmanager:innen

Beim Einrichten des Shops stehen zwei Dinge im Mittelpunkt: das Verteilen von Rollen und Zuständigkeiten und das Konfigurieren der wichtigsten Einstellungen um das Anlegen von Artikeln möglichst effizient zu gestalten.

Rollen und Rechte

Wie in anderen Hauptbereichen von KenCube können Rollen und damit einhergehende Rechte festgelegt werden, die jedoch andere Funktionen haben als z. B. Redakteur:innen.

Hauptbereichs-Manager:innen

Sie sind für die Planung und grundlegende Einrichtung des Shops verantwortlich und haben in diesem Bereich dieselben Rechte wie Admins.
Auch Gruppen können als Hauptbereichs-Manager:innen festgelegt werden, dann erhalten alle Mitglieder volle Rechte zur Administration des Shops.
Sie werden nur dann über neue Bestellanfragen benachrichtigt, wenn bei "Einstellungen" das Häkchen "Benachrichtigung an Hauptbereichs-Manager:innen senden" gesetzt ist.
Die folgenden Menüpunkte sind nur für Hauptbereichs-Manager:innen verfügbar:

Verwaltung > Interne Verrechnung
Einrichtung > Einstellungen
Einrichtung > Kategorien
Einrichtung > Budgets & Kontingente

Auftrags-Manager:innen

Diese sind für die Bearbeitung und Abholung von Bestellanfragen bzw. den Einkauf bei externen Lieferanten zuständig.
Sie werden beim Eintreffen von neuen Bestellanfragen benachrichtigt.
Sie werden direkt den Lieferanten und/oder Abholstationen zugewiesen. Wenn eine Person bei beiden hinterlegt ist, stehen ihr alle Einstellungsoptionen bei der Anlage von Artikeln zur Verfügung.

Schritte zur Einrichtung des Shops

Wir empfehlen folgende Vorgangsweise für das erste Setup eures Shops.

Hauptbereichs-Manager:innen ernennen: dafür auf oberster Ebene rechts oben auf das Kontext-Menü ("3 Punkte") klicken und bei "Rollen & Rechte" Personen oder Gruppen bei "Hauptbereichs-Manager:in" auswählen.
Bei Einrichtung > Einstellungen grundlegende Dinge wie Währung, Benachrichtigungsoptionen und zusätzliche Felder für den Warenkorb festlegen.
Lieferanten und Abholstationen erstellen und dort jeweils die Auftrags-Manager:innen festlegen.

Lieferanten:

Hinweis: Die Kontaktdaten der Lieferanten dienen nur zur Information für Auftrags- und Hauptbereichs-Manager:innen, um festzuhalten, wo Artikel bestellt werden.
Abholstationen:
Der Name der Abholstation und die Öffnungszeiten werden bei der Benachrichtigung über abholbereite Bestellungen übermittelt (gelbe Markierung).
Wenn ihr wollt, dass eine Abholstation nur für bestimmte Benutzer:innen und Gruppen verfügbar ist, könnt ihr das hier festlegen (blaue Markierung). Wenn diese Abholstation dann auch beim Artikel hinterlegt wird, sind die damit verknüpften Produkte auch nur für berechtigte Benutzer:innen sichtbar. Am Ende der Seite könnt ihr die Auftragsmanager:innen festlegen.

Weitere (optionale) Schritte

Wenn diese Punkte für euren Shop relevant sind, empfiehlt es sich diese gleich bei der Einrichtung zu konfigurieren. So stehen sie bei den Artikeln bereits zur Verfügung, und die einzelnen Einträge müssen nicht mehr nachbearbeitet werden.

Kategorien: erlauben euch, eure Produkte thematisch zu gruppieren und zu filtern. Auch Unterkategorien können angelegt werden.
Budgets & Kontingente: Ihr entscheidet, ob Mitarbeiter:innen die Kosten für Bestellungen selbst übernehmen müssen, oder ob ihr ein vorgegebenes Budget oder ein Kontingent zur Verfügung stellen möchtet.

Budgets & Kontingente können Benutzer:innen und Gruppen zugewiesen werden.
Budgets werden in der jeweiligen Währung, Kontingente in Anzahl der Artikel angegeben.
Periodenbeginn und -länge stehen zur Auswahl und erneuern sich nach Ablauf dieser Zeit.
Details dazu findet ihr unter Budgets & Kontingente

Einheiten: Falls Artikel in anderen Einheiten als "Stück" verfügbar sind (stattdessen z.B. in Minuten, Metern oder Sitzungen), könnt ihr diese hier angeben.
Um Artikel in unterschiedlichen Verpackungseinheiten anzubieten empfehlen wir allerdings eher diese über Merkmale als Varianten eines Artikels anzubieten.
Merkmale: erlauben es, Artikelvarianten zu erstellen, zum Beispiel T-Shirts in verschiedenen Farben und Größen.

Die Merkmale werden in Merkmalausprägungen unterteilt (z. B. Größe: S, M, L; Farbe: rot, gelb, blau).
Bei der Artikelkonfiguration könnt ihr diese Merkmale zu Varianten kombinieren. So ist zum Beispiel ein blaues Shirt in Größe S bestellbar, ohne dass ihr jede Variante einzeln anlegen müsst. Mehr dazu findet ihr auf der Seite Artikel anlegen.

Weitere Informationen zum Thema "Shop im Intranet":